Privacyverklaring Portaal

MyFamily draagt zorg voor je familie. En dus ook voor je familiegegevens.

Op deze pagina lees je:

• Welke gegevens we verwerken van jou in dit portaal?
• Hoe we deze gegevens verzamelen,
• Waarom we gegevens van jou verwerken en bijhouden,
• Wie jouw gegevens van ons krijgt,
• Hoe lang we deze bewaren,
• Hoe we jouw gegevens beschermen,
• Wat je rechten zijn,
• En hoe je je rechten uitoefent.

Het MyFamily portaal geeft jou op een veilige manier zicht op en toegang tot jouw MyFamily dossier. 

Deze privacyverklaring wordt continu afgestemd op de manier waarop we jouw gegevens gebruiken. Op deze pagina lees je altijd de allerlaatste versie.

Je begrijpt beslist dat deze privacyverklaring enkel slaat op de diensten van MyFamily. Wij zijn niet  verantwoordelijk voor wat andere websites of bronnen – die naar ons doorverwijzen of waar wij naartoe verwijzen, met jouw gegevens doen. Onze algemene privacyverklaring vind je hier.

Waarom we gegevens van jou verwerken of bijhouden ?

MyFamily verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om een bepaald doel te bereiken. We baseren ons hiervoor steeds op één van onderstaande verwerkingsgronden:

• Om (pre-)contractuele verplichtingen te vervullen;
• Om een rechtmatig belang van MyFamily na te streven;
• Wanneer u toestemming hebt gegeven;
• Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Samen met de andere uitbetalingsactoren, het agentschap Opgroeien regie, de geschillencommissie, het agentschap), de organisatoren kinderopvang en het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming, verwerken we persoonsgegevens (bijvoorbeeld over de gezondheid en gerechtelijke gegevens, over kinderen, leerlingen en studenten, en over de begunstigden en hun gezin), om de taken die ons worden opgelegd (volgens het Groeipakketdecreet van 2018, het decreet van 7 juli 2017 en het decreet van 30 april 2004) zo goed mogelijk uit te voeren.

Als we niet over de correcte gegevens beschikken, is het mogelijk dat we jou niet het juiste bedrag kunnen uitbetalen. Breng ons daarom steeds op de hoogte van elke wijziging in je situatie.

Om onze service nog verder te verbeteren, vragen we soms ook naar jouw – bijzonder gewaardeerde – mening. 

Het Groeipakket is er om jouw kind te ondersteunen. Het is dus zeker nuttig om je op de hoogte houden over veranderingen in het Groeipakket. Dat doen we door jou informatie te bezorgen over onze diensten. Door ons te baseren op de informatie die wij over jou verzamelen kunnen we deze informatie zo precies mogelijk afstemmen op jouw noden. Jij beslist echter zelf of dat gebeurt of niet. Verderop lees je er alles over, in het hoofdstuk over jouw rechten.

Met wie delen we jouw gegevens?

Het antwoord op deze vraag is heel eenvoudig: Wij delen jouw gegevens buiten MyFamily enkel met jouw toestemming, wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien het noodzakelijk is om de door jou gevraagde dienst te kunnen leveren.

Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Toch kan het gebeuren dat wij jouw informatie doorgeven. Dat kadert binnen het zogenaamde “only once” principe: informatie die je vroeger al verstrekte, of waarover een andere afdeling van MyFamily, moet je geen tweede keer invullen of bezorgen. 

Zo hebben sommige overheidsinstanties ook gegevens van jou nodig. In dat geval is MyFamily vanuit haar wettelijke opdracht verplicht om deze informatie door te spelen. Dat is onder meer het geval voor:

• het KRING platform (primair netwerk van uitbetalingsactoren Groeipakket);
• agentschap Opgroeien regie, bijvoorbeeld in het kader van de controle van het bankrekeningnummer, en het onderzoek op een zorgtoeslag of een ondersteuningstoeslag
• Kind en Gezin, in het kader van de organisatie van het startgesprek;
• dossiers van MyFamily bij overgang naar een andere uitbetalingsactor van het Groeipakket;
• het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid.

Wil je meer weten hoe en waarom deze gegevens gedeeld worden? Neem dan een kijkje op onze algemene privacyverklaring.

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden.

Wij passen de Europese regelgeving toe bij internationale doorgiften van persoonsgegevens (ook bijvoorbeeld voor de uitbetaling van het Groeipakket in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte).

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

MyFamily bewaart en gebruikt je gegevens alleen als er een duidelijke doelbinding is. Heeft de informatie geen nut of doel meer, dan wordt deze verwijderd.

De bewaartermijn hangt af van de reden waarvoor we jouw gegevens nodig hebben. Je gegevens laten verwijderen is trouwens een recht. In het volgende hoofdstuk lees je daar meer over. 

Wat betreft jouw persoonsgegevens, stelt de wet dat we deze gegevens mogen bewaren tot 5 jaar na afsluiting van je gezinsdossier. Al kan de Vlaamse Regering hier afwijkingen op voorzien.

Het agentschap Opgroeien regie en het agentschap bewaren je persoonsgegevens in het kader van de ondersteuningstoeslag (wanneer dat nodig is) tot het dossier 5 jaar is afgesloten, in overeenstemming met de verjaringstermijn van 5 jaar.

Hoe MyFamily je gegevens beschermt

1. Door geheimhouding

Je gegevens zijn prima afgeschermd bij MyFamily. Alleen medewerkers die je informatie nodig hebben, krijgen toegang. Daarvoor ondertekenen zij een geheimhoudingsplicht die opgenomen is in het (arbeids)contract.

2. Door de betrouwbaarheid van onze verwerkers

Voor sommige diensten doet MyFamily beroep op zogenaamde verwerkers. Deze ondernemingen voeren opdrachten uit zoals IT en beveiliging, marketing en communicatie, (digitale) archivering en verzending. Wij selecteren deze verwerkers uiterst zorgvuldig, en leggen strikte regels op over het gebruik van je gegevens. Zo krijgen zij alleen toegang tot de informatie die zij strikt nodig hebben. Bovendien zijn deze verwerkers verplicht om de gegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen. Zij mogen de gegevens enkel verwerken volgens onze opdracht. Dit leggen we netjes vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst.

3. Technologische en organisatorische bescherming

MyFamily zet verschillende gepaste technologieën in om te vermijden dat anderen je gegevens verkrijgen, gebruiken of openbaar maken. Die techniek vullen we nog aan met organisatorische maatregelen, om zo te vermijden dat de verkeerde mensen toegang krijgen. Deze veiligheidsmaatregelen worden nauwgezet getest via regelmatige audits.
MyFamily volgt de voorschriften van de verschillende kruispuntbanken, zoals de Minimale Normen van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ).

Jouw rechten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming

1. Inkijken welke gegevens MyFamily over jou verwerkt

Dit portaal is uitermate geschikt om zelf je dossiergegevens bij MyFamily na te kijken. Vind je hier nog niet wat je zocht, contacteer ons dan. Het overzicht bevat geen gegevens uit klassieke back-upbestanden, log- of archiefbestanden. Die informatie maakt immers geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens, en zijn daardoor niet onmiddellijk beschikbaar.

2. Je gegevens (laten) verbeteren

Zijn bepaalde gegevens niet meer correct of volledig? In het portaal kan je enkele gegevens zelf aanpassen. Lukt dit niet? Contacteer ons om deze te laten aanpassen.

3. Sommige gegevens verwijderen

Ook dat kan op eenvoudig verzoek. Let wel: de gegevens die we nodig hebben om onze wettelijke opdracht uit te voeren, mogen uiteraard niet geschrapt worden.

4. Je verzetten tegen een bepaald gebruik van jouw gegevens

Gaf je ooit toestemming aan MyFamily om je gegevens te verwerken? Dan kan je die toestemming op elk moment weer intrekken. Contacteer ons, en wij doen het nodige.

Als we je gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang en je bent het niet eens met het resultaat van onze afweging. Dan kan je verzet aantekenen en verwerken wij jouw gegevens niet langer op die manier.

5. De verwerking van je gegevens beperken

In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we de verwerking ‘bevriezen’. We houden op dat moment je gegevens nog wel bij maar gaan er verder niets mee doen. Dit kan spelen wanneer de juistheid van bepaalde gegevens wordt betwist je van mening bent dat de verwerking van bepaalde gegevens onrechtmatig verloopt.

6. Overdraagbaarheid van gegevens

Je kan vragen om de persoonsgegevens die MyFamily van jou verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare  vorm te ontvangen of deze over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Dit recht kan je enkel gebruiken wanneer je gegevens verwerkt worden op basis van je toestemming of een contractuele verplichting.

Zo oefen je deze rechten uit

Stuur je vraag naar privacy@myfamily.be. Binnen de maand nemen wij contact met je op. 
Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken dat we ontvangen kan deze termijn verlengd worden met 2 maanden. Je kan erop rekenen dat we je binnen de maand na ontvangst van je verzoek hiervan op de hoogte brengen.

Bij repetitieve verzoeken behouden we ons het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen.

Wees in je vraag zo specifiek mogelijk. Geef duidelijk aan welk van bovenstaande rechten je wil uitoefenen. Niet alle rechten zijn in alle gevallen van toepassing. Daarbij dien je uiteraard je identiteit mee te geven, om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens laat schrappen of andersom. Eventueel vragen wij een kopie van je identiteitskaart op. 

Stelde je eerder een vraag over de uitoefening van je rechten, en heb je nu een klacht over de behandeling ervan? E-mail dan naar kwaliteit@myfamily.be. 

Zoals je op deze pagina kon lezen, zijn je gegevens en privacy heilig bij MyFamily. Ben je toch niet gelukkig met de manier waarop wij omgaan met je informatie? Surf dan naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC). Daar kan je eventueel ook een klacht indienen.